Als we nadenken over onze processen thuis, in de natuur, op vakantie en uiteraard op ons werk of in onze organisatie, dan zijn we nog niet direct bezig met het beheersen van die processen. Hooguit zijn we aan het analyseren van hoe de processen lopen en waar we knelpunten of verbeterpunten zien. Dit is de eerste stap in het procesmanagement. De vragen die centraal staan in de eerste stap zijn: Hoe gaat het? En gaat het goed zoals het gaat? Of kan het beter?

We hebben zojuist de eerste vragen gesteld bij fase één: Analyze. Het procesmanagement kunnen we onderverdelen in een repeterende cirkel van 3 fasen. De eerste fase is het analyseren en zo objectief mogelijk beoordelen van de huidige situatie van de processen in de organisatie.

Tussen de eerste fase en de tweede fase (Adapt/Toepassen) zit een periode van zoeken naar mogelijke verbeteringen. Er wordt een prognose (analytische inschatting) gemaakt van de te nemen acties en proces wijzigingen.

Als de prognose laat zien dat ‘de te nemen acties’ een aanzienlijke verbetering zijn voor het managen van de processen, dan volgt de fase van het toepassen (Adapt) van de gekozen opties. Tijdens dit proces van toepassen vindt de finetuning plaats. Hier zoomen we in op de details van de aanpassingen en voeren die door. We zijn nu beland in de fase van de uitvoering en implementatie.

Deze fase stroomt vervolgens automatisch door in de vooruitgangsfase (Advance). De vragen die al tijdens de implementatie gesteld worden, worden geïntensiveerd als de implementatie is afgerond. Hebben de aanpassingen (nu al) geleid tot een procesverbetering en/of kunnen we die in de nabije toekomst in ieder geval verwachten. Op welke gebieden hebben we vooruitgang geboekt? En hoe kunnen we die vooruitgang verder intensiveren?

Maar ook, en dan belanden we weer aan het begin van de cirkel bij de analyse, op welke gebieden hebben we nog geen vooruitgang geboekt of is er juist een teruggang geconstateerd. Want hoewel we al in de beginanalyse met teruggang rekening mee willen houden, kan er door samenloop van details toch onverhoopt en onverwacht iets anders tegen vallen. Daarom zijn de drie fase’s ook niet lineair maar circulair. Waarom procesmanagement? Nu we in een vogelvlucht hebben besproken wat procesmanagement is, komen we eigenlijk bij de meest interessante vraag uit… 

Waarom zou je zo moeilijk doen over processen… Laat dat proces lekker, we doen gewoon wat we leuk vinden om te doen en doen dat zo goed mogelijk! Het leven wordt al veel te veel beheerst door processen, nog even en we worden zelf een processor (zoals in een pc, die helemaal geprogrammeerd is om alleen dat te doen wat er opgedragen wordt). Alle creativiteit eruit geprogrammeerd…

En juist dit is dus ook een onderdeel van procesmanagement. Hoe laat ik de mens en daarmee de creativiteit en de voldoening tot bloei komen, welke processen zijn nodig om dit niet te verstikken, maar juist te stimuleren. Veel taken die in een organisatie uitgevoerd worden zijn namelijk juist verstikkend voor de creativiteit. Hoeveel voldoening valt er te halen uit routineklussen die zoveel tijd vergen dat je je verveelt en alle energie uit je wegebt?

Daarom heeft procesmanagement ook een sterke link met het automatiseren van routinematige programmeerbare taken, zodat er tijd, geld en energie overblijft voor de taken die er echt toe doen, voor taken waar de menselijke (vak)kundigheid, creativiteit en intelligentie tot bloei kan komen. Per slot van rekening zijn we geen van allen gebouwd om als een stel robots elke dag dezelfde automatische handelingen uit te voeren… Dus daarom moeten we de processen zo gaan managen dat de mens ontlast wordt fysiek en mentaal (van geestdodend werk).